Ilustrasi data (by: Sofyan)

3 Langkah Merapikan Data Folder Mudah Pencarian

majalahlarise.com - Penataan kembali data-data yang saat ini masih menjadi morak-marik tidak teratur dan rapi secepatnya harus dilakukan. Terutama penataan data-data vital terutama data berkaitan dengan pekerjaan. Data-data ini sebagai penunjang dalam semua unsur dan komponen pekerjaan. Ketika data itu tidak rapi tertata akan membuat kesulitan mencari dan membutuhkan waktu yang sangat lama. Padahal kalau data-data itu tertata rapi mampu memberikan manfaat diantaranya efesien waktu dan tenaga, menghilangkan kepanikan ketika membutuhkan dalam waktu singkat, serta memberikan kelonggaran pikiran. Selain itu membuat diri ini selalu disiplin dalam proses pengarsipan data-data.

Untuk menata data-data memang diperlukan kesabaran dalam bekerja serta waktu yang panjang dan melelahkan. Akan tetapi semua itu nantinya akan membuahkan hasil yang manis dan menguntungkan. Hal inilah yang kadang orang tidak pernah memperhatikan tentang penataan data-data dan menganggap itu bukan pekerjaan penting. Di sinilah menjadi persoalan yang sudah menjadi budaya atau kebiasaan seseorang yang tidak mau bersusah diri di depan. Namun, akibatnya ditanggung di belakang. 

Lantas bagaimana caranya agar diri ini terbiasa selalu menata data-data yang sudah diperoleh menjadi rapi dan teratur. Adapun langkah yang dilakukan diantaranya:

1. Langsung di Masukkan Pada Folder Sesuai Tempatnya

Kebiasaan menunda-nunda waktu memasukkan data-data yang telah diperoleh inilah menjadi penyebab utama menataan data-data tidak teratur. Biasanya berdalih besok saja masih ada waktu memasukkan datanya. Sebenarnya dalih inilah yang membuat diri ini menunda pekerjaan yang seharusnya bisa dikerjakan dengan segera. Maka dari itu, ketika sudah mendapatkan data-data yang dibutuhkan secepatnya dan segera dimasukkan dalam tempat yang sudah disediakan atau sesuai folder dimana data itu disimpan. Dengan cara ini ketika akan mencari data-data tersebut mudah tidak memakan waktu yang lama. Selain itu, tidak hilang.

2. Sesuaikan Nama Label

Ketika menyimpan data-data tersebut jangan lupa untuk segera memberi label sesuai nama datanya agar ketika dicari itu mudah. Contohnya ketika kita sudah mendapatkan data berupa foto tamasya ketika menyimpan dalam folder diberi nama Tamasya dan tempat beserta tanggal atau tahun foto itu diambil agar mudah dicari.

3. Menyimpan Data Sesuai Jenisnya

Menyimpan data sesuai jenisnya ini akan mempermudah pencarian data ketika mencarinya. Karena jenis data tidak tercampur yang dapat menyulitkan ketika mencarinya. Walau pencarian itu melalui mesin pencarian tidak ada salahnya ketika menyimpan data disesuaikan jenis datanya. Contohnya data foto disimpan dengan data foto, data berupa dokumen disimpan sesuai dokumen, data berupa desain disimpan sesuai data desain. 

Dari langkah-langkah tersebut tidak ada salahnya dipraktikkan yang akan mempermudah bagi siapapun menyimpan data-data secara rapi dan membuat diri ini lebih tenang ketika mencari data kembali. (Sofyan)

Baca juga: Slup-Slupan Ruang Baru Humas dan Kerjasama Univet Bantara serta Silaturahmi Bersama Wartawan